「この敬語の使い方で合っているだろうか」と迷った経験はありませんか？
社会人になると、メールや電話など、あらゆる場面で敬語を使う機会が増えます。

この記事では、文化庁が公表する『敬語の指針』を基に、敬語の正しい使い方についてわかりやすく解説します。

敬語の基本

文化庁の『敬語の指針』によれば、敬語は次の3種類（細かく分けると5種類）に分かれており、それらを状況に応じて使い分けたり、組み合わせたりして使います。

尊敬語

尊敬語は、お客さまや取引先、上司など、目上の相手の行動や状態を敬って表現するときに使います。
「相手の行動や状態を表すときは、尊敬語を使う」と覚えると分かりやすいです。

謙譲語

謙譲語は、自分や自分側（自社など）の行動や状態を控えめに表すことで、相手への敬意を示すときに使います。「自分や自分側の行動や状態を表すときは、謙譲語を使う」と覚えると分かりやすいです。

「先生にお会いする」「部長にお伝えする」など相手に向かう動作の場合は「謙譲語I」を使い、「私が対応いたします」「私は明日、東京に参ります」など立てる相手が特におらず、自分の行動を丁寧に表現する場合には「謙譲語Ⅱ」を使います。

丁寧語

丁寧語は、文末に「です」「ます」をつけたり、「お茶」のように「お」や「ご」をつけるなど、言葉を丁寧に表現するときに使います。
尊敬語や謙譲語と組み合わせて使うことが多いのが特徴です。

たとえば、「伺う」は謙譲語ですが、それに丁寧語の「ます」を組み合わせることで、より丁寧な表現になります。

敬語の使い方に迷ったときには、まず文末を「です・ます」に整える、「お」や「ご」をつけるなど、丁寧語を意識するだけでも失礼のない伝え方に近づけます。

【シーン別】よく使う敬語表現

文化庁の指針を正しく理解し、状況に応じて正しく使い分けていくのが理想的ではありますが、とは言え、毎回頭の中で「この表現は...」と考えながら会話するのは大変です。

英会話と同様、頭で理解するよりも、敬語を使いながら理解していく方が効率的です。

社会人1年目の新入社員（周りは全員目上の方）を想定し、1日に使う敬語を次の8つのシーン別にまとめたので、まずは日常で実際に使ってみましょう。

挨拶

挨拶は、最初の印象を決める大切な言葉です。
迷ったときは、まずは丁寧で無難な言い回しを選びましょう。

依頼・相談

お願いごとや相談は、相手の時間や手間をいただく場面です。そのため、やわらかく、配慮のある言い方を意識しましょう。

丁寧に表現しようとして長くなりすぎるよりも、簡潔でわかりやすい敬語のほうが好印象につながります。

返答

返答では、あいまいな言い方を避け、何をどうするのかがはっきり伝わる表現を選ぶことが大切です。

「大丈夫です」は、便利に使える表現です。しかし、了承なのか断りなのかが伝わりにくいことがあります。相手に誤解を与えないためにも、できるだけ意味がはっきりした言い方を選びましょう。

報告

報告は、自分が行ったことや状況を伝える場面です。そのため、「いたします」「いたしました」を使うと、自然に丁寧な表現になります。

電話対応

電話対応では相手の表情が見えないため、対面よりも言葉づかいが重要になります。
短くても、失礼のない定番表現を押さえておきましょう。

メール

メールは形に残るため、言い回しに迷ったときは、よく使われる定番表現を使いましょう。
また、相手の会社の呼称にも注意が必要です。

「貴社」「御社」の使い分けも、ビジネスメールを作成する際に間違えやすい表現なので、今一度確認しておきましょう。

謝罪

謝罪の場面では、正しい敬語表現と、誠意のこもった言葉遣いを心がけましょう。

間違いやすい敬語・NG表現まとめ

敬語は、丁寧に話そうとするあまり、長く回りくどくなってしまったり、不自然な言い回しになってしまうことがあります。

ここでは、私たちが日々無意識に使ってしまっている間違った敬語表現と正しい敬語表現をいくつかご紹介します。

敬語が不安なら！抑えておくべき４つのポイント

敬語は相手に失礼なく、わかりやすく伝えるのが本質的な役割です。

そのため、「自分の敬語が正しいかどうか」と迷った場合には、「正しい表現」を探すよりも、次のような敬語の本質的なポイントに立ち返って「良い表現」を選びましょう。

上から目線になっていないか

丁寧な言葉を使っていても、言い方によっては相手を評価しているように聞こえることがあります。

たとえば、「なるほどですね」は、相手の話を自分が評価しているような印象を与える場合があります。
相手の意見に共感したいときは、「おっしゃる通りです」や「承知しました」など、相手を立てる表現を使いましょう。

過剰に敬語を使いすぎていないか

丁寧にしようとして敬語を重ねすぎると、かえって不自然に聞こえることがあります。

大切なのは、丁寧な表現を増やすことではなく、短くても失礼のない言い方を選ぶことです。
迷ったときは、無理に飾るよりも、文末に「です」「ます」をつけるなど、簡潔な敬語表現を選ぶほうが相手にも伝わりやすくなります。

二重敬語になっていないか

敬意を意識するあまり、過剰に敬語を重ねてしまうこともあります。

たとえば、「ご覧になられる」という表現は、「ご覧になる」という敬語に対して、「なられる」という二重の敬語を重ねてしまっており、不自然な言い回しに聞こえます。

敬語は、一つの動作に対して、必要な敬語を一つ使うくらいの意識で十分です。
「敬語を意識しよう」と思ったときほど、二重敬語になっていないか気をつけましょう。

「〜になります」を使っていないか

「こちらが資料になります」のように、何でも「〜になります」で表現すると、回りくどい印象になることがあります。

その場で示しているものや、今の状態を伝えるときは、「〜です」「〜でございます」のほうが自然です。
たとえば、はっきり言い切るほうが、相手にも伝わりやすく、落ち着いた印象になります。

クッション言葉を入れているか

依頼やお願い、確認をするときは、用件だけをそのまま伝えると、強い印象になることがあります。

そんなときに役立つのが、クッション言葉です。
たとえば、次のような一言を添えるだけで、伝わり方がやわらかくなります。

• お忙しいところ恐れ入りますが
• お手数をおかけしますが
• 差し支えなければ
• 念のためご確認ですが

電話、メールでも、こうした言葉を添えることで、相手への気づかいが伝わりやすくなります。

敬語そのものだけでなく、クッション言葉によって相手に配慮するひと言を入れることも、失礼を防ぐ大切なポイントです。

まとめ

敬語について「間違えないように話さなければ」と身構えてしまう方も多いと思います。
しかし、敬語でいちばん大切なのは、「間違いのない敬語を使うこと」ではなく、「相手に失礼なく、気持ちよく伝えられる表現を使うこと」です。
たとえ、少し表現に間違いがあったとしても、相手を思いやる姿勢が伝われば、印象がそれほど悪くなることはありません。

反対に、間違いのない敬語を使ったとしても、冷たい言い方や一方的な伝え方では、相手に良い印象を持ってもらいにくくなります。
完璧な表現を目指すのではなく、基本を押さえながら、相手への配慮が伝わる言葉づかいを心がけていきましょう。

（提供元：フィンクロス・デジタル）

【おすすめ記事】